martes, 7 de diciembre de 2010

Tramites de Arranque

Trámites para el arranque y regulaciones sobre la ope del negocio como profesionista que trabaja por su cuenta, M.E o sociedad mercantil


SOCIEDAD MERCANTIL
A fin de estar en posibilidades de efectuar negocios a través de una entidad o sociedad mercantil, deben seguirse diversos pasos en cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables en nuestro país
A continuación presentamos un resumen de los principales pasos a seguir para formar una empresa:
1.- Cualquier sociedad mercantil debe ser constituida ante un Notario Público o Fedatario Público, para esto se crea un instrumento notarial denominado Acta Constitutiva en donde se le da nombre y razón social a la entidad, se definen los estatutos sociales, se establecen quienes serán los socios y participaciones de los mismos, se define el órgano de administración así como los apoderados y los poderes específicos que se les conferirán, duración de la sociedad, así como otros elementos importantes que se acuerdan.
El notario solicitará diversos requisitos para la protocolización de la citada acta constitutiva, entre los que se encuentran: Los accionistas deben presentar identificación oficial y tener
Registro Federal de Contribuyentes. En el caso de accionistas extranjeros se deben cumplir requisitos especiales. En función del tipo de sociedad mercantil que se desee constituir deberán observarse los límites mínimos tanto en el número de socios o accionistas así como del capital social inicial a ser aportado.
Es recomendable seleccionar un notario que cuente con autorización de expedir "Cédula de Identificación Fiscal Provisional", ya que esto implicará una menor inversión de tiempo en trámites subsecuentes y a los que nos referiremos más adelante. En este caso se debe proporcionar al notario la dirección fiscal (lugar donde se encuentre la administración principal del negocio) así como el formato de Hacienda R1 debidamente requisitado y firmado.

Cualquier sociedad mercantil que se constituya debe inscribirse en el Registro Público de Comercio del lugar donde tenga su domicilio social, normalmente esta actividad es realizada por el notario.
En caso de que la sociedad tenga accionistas extranjeros, la sociedad deberá ser inscrita en el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y cumplir con la presentación del Cuestionario Económico Anual así como los reportes trimestrales (en caso de estar obligada).
Entre las obligaciones mencionadas en la Ley de Sociedades Mercantiles se encuentra que la empresa debe contar con libros donde se asienten las resoluciones de la asamblea de accionistas y se cubran otros aspectos, existen particularidades en cuanto a la obligación específica en función al tipo de sociedad mercantil constituida.
2.- Inmediatamente después de la constitución se debe tramitar la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) a fin de obtener la cédula de identificación fiscal con el RFC correspondiente.
Si el notario seleccionado contaba con autorización de emitir cédula provisional, prácticamente desde el día de la firma del acta constitutiva la empresa podrá contar con un RFC y con esto estar en posibilidad de abrir cuentas bancarias, imprimir facturas e iniciar operaciones. En párrafos anteriores mencionamos que la cédula de identificación fiscal emitida por el notario es provisional, con una vigencia de 3 meses, por lo que la empresa debe estar atenta a obtener la cédula definitiva.
En caso de que el notario no contase con el sistema de emisión de cédula de identificación fiscal provisional, la empresa debe gestionar su inscripción al RFC directamente en la Oficina de Hacienda que corresponda a su domicilio (fiscal). El trámite se realiza presentando el Formato R1 debidamente llenado y firmado adjuntando documentación específica que solicita la autoridad.
(para mayor referencia ver www.sat.gob.mx).
En todos los casos y a través del formato R1 se informará a las autoridades de las obligaciones fiscales a las que la empresa estará sujeta, por lo que es importante desde un inicio efectuar un diagnóstico adecuado de todas y cada una de las obligaciones fiscales a las que la empresa este obligada y deba cumplir.
3.- Otro requisito administrativo que deben cumplir las empresas establecidas en México (el cual varia en función al Estado de la República en el cual tengan su domicilio fiscal), es el de gestionar y obtener diversas licencias ante autoridades de distintos niveles y también de acuerdo a la actividad de la empresa (licencias municipales, salubridad, de uso de suelo, funcionamiento, ecológicas, etc.). Por otra parte la empresa debe registrarse ante alguna Cámara de Comercio, o por ejemplo en el Sistema de Información Empresarial mexicano (para mayor referencia ver www.siem.gob.mx).
4.- De acuerdo con la Ley de Propiedad Industrial, el Instituto Mexicano de Propiedad Industrial (IMPI) es la dependencia gubernamental que tiene como principal atribución el proteger y fomentar la propiedad industrial; Es decir, aquellos derechos exclusivos de explotación que otorga el Estado durante un tiempo determinado a aquellas creaciones de aplicación industrial, tales como un producto técnicamente nuevo, una mejora a una maquina o aparato, un diseño original para hacer más útil o atractivo un producto, un proceso de fabricación novedoso, una marca o aviso comercial, una denominación identificadora de un establecimiento, o una aclaración sobre el origen que distingue o hace especial un producto. Por lo tanto es importante estudiar y determinar dentro de la empresa que activos tangibles o intangibles son susceptibles de ser protegidos ante el IMPI y realizar los trámites y procedimientos que correspondan.
5.-Si entre los planes de negocio de la empresa se encuentra el de importar y / o exportar bienes, la empresa debe ser inscrita ante el Padrón de Importadores y obtener el registro general, en función al tipo de producto será o no necesario obtener padrones sectoriales así como Normas Oficiales Mexicanas. Es importante estar adecuadamente asesorado por un experto en comercio exterior, ya que el trámite es impersonal y puede durar un tiempo importante, afectando la operación de la entidad.
En el caso de importaciones / exportaciones de servicios deberá cumplirse con regulaciones específicas aplicables.
6.- Es importante definir el esquema de empleo a través de un contrato de trabajo, así como los puestos y funciones a través de un organigrama. De igual forma debe definirse si dicho contrato debe ser individual o colectivo, en función al número de empleados así como a las actividades que la empresa desarrollará.
Conforme al marco regulatorio actual la empresa debe cumplir con leyes tanto Laborales como de Seguridad Social (tanto en el ámbito local como federal).
Para esto último la empresa debe gestionar su incorporación ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y obtener su número de identificación patronal. Simultáneamente la empresa debe registrar por lo menos a un trabajador. Existen requisitos específicos para la incorporación, para mayor referencia ver www.imss.gob.mx.
A partir de la incorporación la empresa deberá pagar las contribuciones sociales en forma mensual y en forma bimestral las contribuciones de INFONAVIT y Sistema de Ahorro para el Retiro.
La empresa debe registrarse ante el padrón del 2% sobre Nóminas en la Tesorería que corresponda a su entidad local. Algunos estados de nuestro país no contemplan dentro de su legislación local el pago de este impuesto así como en algunos otros estados el porcentaje varía y no en todos los casos es el 2%. Así mismo en algunos estados existen impuestos locales específicos aplicables al pago de remuneraciones a empleados asi como a otros conceptos. Es recomendable acudir a la oficina de tesorería que corresponda al domicilio de la empresa y determinar en forma apropiada todas las cargas impositivas de la empresa.
7.- En paralelo a los pasos anteriores la empresa deberá imprimir facturas (y notas de crédito) con un impresor autorizado y aperturar cuentas bancarias. Si efectúa operaciones de comercio internacional o por planeación estratégica es recomendable contar con una cuenta de cheques denominada en dólares americanos.
Es necesario que la cuenta bancaria cuente con servicio de acceso a Internet, ya que los impuestos se pagan a través del portal bancario.
Para el adecuado uso y destino de los fondos de la empresa deben elaborarse presupuestos que indiquen el origen de los recursos así como la aplicación de los mismos. Como siguiente paso es imprescindible comparar los presupuestos contra las cifras reales de los estados financieros, analizando las diferencias que se obtengan en su caso implementando medidas preventivas o correctivas que procedan.
Finalmente es importante desde la fundación de la empresa establecer un manual de políticas y procedimientos así como controles internos claros y suficientes, estos deben ser correctamente implementados, dándole el seguimiento adecuado y que permitan una eficiente ejecución de las actividades del personal de la empresa, como por ejemplo, el contar con información financiera que se objetiva, veraz, consistente y comparable para la toma de decisiones.

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